Документы в банк для оплаты инвойса от иностранного поставщика
Основной документ, который необходимо предоставить банку для осуществления платежей зарубежному поставщику это Контракт. Вы должны дать работникам банка копию Контракта, заверенную печатью предприятия и подписью директора.
При заключении Контракта постарайтесь там указать заведомо большую сумму на которую заключается Контракт. Это необходимо, чтобы банковские работники не говорили Вам, что Вам нужно заключать новый Контракт с иностранным партнером, когда сумма всех Ваших платежей по данному Контракту превысит сумму Контракта.
На основании Вашего Контракта с поставщиком в банке оформляется Паспорт Сделки. Работники банка обязаны предоставить Вам образец оформления Паспорта Сделки. Имейте в виду, что для одного Контракта оформляется один Паспорт Сделки. Если у Вас есть два валютных счета в разных банках, то Паспорт Сделки должен быть только в одном банке. Это ограничение можно обойти, если заключить с иностранным продавцом еще один параллельный Контракт. Многие иностранцы понимают наши российские особенности и без проблем пойдут Вам навстречу... Разумеется, если у них уже есть некоторый опыт работы с Россией.
Паспорт Сделки ограничен сроком действия Контракта. Поэтому надо или заключать новый Контракт при заканчивании срока действия Контракта или продлять старый Контракт соответствующим Дополнительным Соглашением. В первом случае оформляется новый Паспорт Сделки, а во втором случае продляется старый Паспорт Сделки.
Иностранный поставщик на основании заключенного с Вами Контракта выставляет Вам для оплаты Инвойс. Инвойс играет роль счета для оплаты.
Обычно в наших российских счетах указаны банковские реквизиты для оплаты. В инвойсе это не обязательно. Обычно банковские реквизиты указываются в Контракте и при их смене Вам направляют официальное письмо. Вам лучше на основании этого письма заключить Дополнительное Соглашение к Контракту, где указать предметом соглашения изменение платежных реквизитов поставщика. Наши банки это дело любят.
Точно также лучше заключать Дополнительные Соглашения с зарубежным партнером и при смене Ваших собственных реквизитов, например, при смене юридического адреса фирмы. Так к Вашей ВнешнеЭкономической Деятельности (ВЭД) будет меньше вопросов от разного рода проверяющих органов.
В инвойсе, как и в обычном счете, в таблице указывается наименование товара, единица измерения, количество, цена и стоимость. Внизу таблицы указывается общая стоимость инвойса по всем товарным позициям. В таблице может идти разбиение по контейнерам. Как в обычном счете указывается название и адрес фирмы-продавца и название и адрес фирмы-покупателя. Как и обычный счет, инвойс обязательно имеет номер и дату.
Но у инвойса есть и некоторые отличия от обычного счета.
В первую очередь в инвойсе указываются условия поставки. Например, FOB или CFR. Обязательно указываются порты отгрузки и поставки. В инвойсе должно быть ссылка на Контракт под которым выписывается данный инвойс. Наконец, инвойс подписывает и ставит на нем печать не только исходящая сторона, но и принимающая.
Копия инвойса также должна быть предоставлена банковским работникам. Имейте в виду, что нельзя платить по инвойсу сумму большую, чем стоимость инвойса. Но меньшую сумму можно платить без проблем. То есть инвойс можно оплачивать частично.
Чтобы оплатить инвойс (или его часть) Вам сначала надо купить валюту. Для этого Вам необходимо сначала узнать курс валюты. Имейте в виду, что Центробанк и валютная биржа находятся в Москве, а Москва находится в самом западном часовом поясе России. Это значит, что если Вы находитесь где-то за Уралом, то до определенного часа Вы можете купить валюту по вчерашнему курсу. Но начиная с некоторого часа валюту придется покупать по другому курсу. Если Вы находитесь в Сибире или на Дальнем Востоке, то проконсультируйтесь по данному вопросу со своим банком.
Банк берет свой процент за конвертацию рублей в валюту. Позаботьтесь, чтобы на Вашем рублевом расчетном счету было достаточно средств на оплату конвертации в том случае, если банк называет Вам курс с незаложенным в него своим процентом.
Итак, узнав в банке курс валюты, Вам надо пересчитать, сколько рублей Вам необходимо. На эту сумму необходимо сделать платежное поручение по переводу рублей с Вашего рублевого банковского счета на Ваш валютный счет. Эта платежка направляется в банк вместе с документом, который называется Покупка-Поручение.
Покупка-Поручение это Ваше указание банку купить Вам валюту. Бланк Покупки-Поручения и образец его заполнения Вы можете взять у работников банка. В этом документе указывается рублевая сумма, сумма в валюте и номер и дата платежного поручения, которое сопровождает эту Покупку-Поручение.
После покупки валюты Вы можете оплачивать инвойс. Оплата инвойса осуществляется двумя документами: Заявление на Перевод и Справка о Валютных Операциях. В принципе все четыре документа (Заявление на Перевод, Справка о Валютных Операциях, платежное поручение и Покупка-Поручение) могут подаваться одновременно. Если это первая проплата по инвойсу, то подается еще и пятый документ - копия инвойса. Если по данному инвойсу уже платили, то подавать новую копию инвойса уже не надо. Но в принципе можно сначала купить валюту, например, сегодня, а проплатить инвойс завтра. В этом случае сначала отдельно предоставляется в банк платежное поручение на покупку валюты м Покупка-Поручение, а на следующий день предоставляется Заявление на Перевод и Справка о Валютных Операциях (со своими новыми датами).
Бланки и образцы заполнения Заявления на Перевод и Справки о Валютных Операциях можно также взять у работников банка. Заявление на Перевод это аналог нашей обычной платежки, только форма другая. В этом заявлении указывается сумма в валюте и реквизиты иностранного получателя, в том числе и, естественно, банковские реквизиты. В этом же документе указываются номера и даты инвойса и контракта. Спрвка о Валютных Операциях очень проста и она просто дублирует некоторые данные других документов и служит для отчета банка. В этой справке в частности указывается номер Паспорта Сделки.
Если Вы пользуетесь банк-клиентом, то система может быть несколько другой. Например, в банк-клиенте некоторых российских банков часто не требуется оформлять рублевую платежку с перечислением средств точь-в-точь столько, сколько нужно для покупки валюты. В этом случае не надо узнавать в банке точный курс валюты. При оформлении Покупки-Поручения Вам надо указать с какого Вашего рублевого счета в этом же банке взять средства на покупку валюты и оплаты всех комиссий связанных с такой покупкой. Отправлять в банк платежное поручение в этом случае не нужно. Главное, чтобы на Вашем рублевом счете в этом банке было достаточно рублей для покупки валюты и оплаты всех комиссий.
Это одна из схем работы с банком по оплате товара иностранному поставщику. Её особенность в том, что для оплаты применяется инвойс. Эта схема удобна при одноразовых покупках.
Как только возникают какие-то непростые схемы оплаты иностранному поставщику, так сразу же эта схема работы с банком становится трудной. Представьте себе такую ситуацию. Допустим, Вы подписали годовой контракт на покупку 12 контейнеров какого-то товара и при этом схема оплаты, скажем, такая. Вы сразу делаете предоплату 30% от стоимости всех 12 контейнеров для фиксации годовой цены, а потом ежемесячно забираете по одному контейнеру, доплачивая ежемесячно по 70% от стоимости каждого забираемого контейнера. Причем, наполнение этого забираемого контейнера может меняться в зависимости от рыночной коньюктуры, так что через год первоначальный инвойс совсем не соответствует тому, что Вы реально купили.
Это нормальная схема. Но если это всё Вы будете объяснять банковским работникам (а они Вас обязательно попросят объяснить нестыковки с точки зрения простой схемы), то у них отвиснет челюсть и глаза полезут на лоб. Сначала Вы будете думать, что это, наверное, только Вы одни работаете по разным нестандартным схемам или просто банковский работник такой неопытный Вам попался. Но когда Вы начнете всё это объяснять каждый месяц одному и тому же банковскому работнику, и если к тому же Вы работаете по валютным платежам не с одним банком, а с несколькими, то Вы поймете, что это просто такая природа российских банков.
Поэтому рекомендую применять другую схему работы. Это проплата не по инвойсам, а по контракту. Единственное о чем надо позаботится, это чтобы в контракте с иностранным партнером нигде не было прописано, что иностранный партнер должен выставлять Вам инвойс на каждую партию или на все партии по контракту. Пусть там будет написано, что товар отгружают по Вашим оперативным заявкам на каждую партию. А устно договоритесь с поставщиком, что инвойсы всё таки будут, как обычно. Или пропишите это в Дополнительном Соглашении, которое не будете показывать в банке. (Вы покупатель, значит условия диктуете Вы.)
Если работник банка увидит, что в контракте написано про выставление инвойсов, то это может быть основанием для отказа вести проплаты по контракту. Но на самом деле законом не запрещено делать проплаты иностранному поставщику на основании контракта. Однако, банковским работникам по некоторым причинам не хочется так работать и они обычно скрывают от клиентов наличие такой возможности.
Если Вы делаете проплаты иностранному партнеру не на основании инвойса и контракта, а только на основании одного контракта, то формально Вы теперь, среди документов предоставляемых в банк, не посылаете в банк копию инвойса. А если посмотреть на неформальную сторону дела, то для Вас очень много чего упрощается в части отчетности перед валютным контролем.
...
Но на этом всё еще не кончается. После прохождения товара через таможню Вам нужно предоставить в банк Справку о Подтверждающих Документах, а в таможню предоставить копии платежных поручений. Это еще один геморой, о котором поговорим в другой раз.